05 02/2018

Vinahardware - Văn hóa công ty

Văn hóa là một trong những thứ hình thành nên thói quen của tổ chức, định vị được bộ mặt tốt đẹp của tổ chức như thế nào. Hãy thực hiện làm sao để toàn thể nhân viên cảm nhận được công ty là một ngôi nhà thứ hai của mình.

Văn hóa công ty cực kỳ quan trọng, bạn đánh giá như thế nào nếu đến một công ty mà văn hóa đón tiệp không nhiệt tình, không niềm nở, văn hóa trả lời email thì cộc lốc, không chủ ngữ, không chủ đề...? Cấp dưới nói chuyện xấc xược, ngang hàng và không tôn trọng cấp trên? Chắc chắn bạn sẽ đánh giá công ty đó không được cao.

Do đó, biến cái văn hóa công ty trở nên chuyên nghiệp và thành thói quen hàng ngày thì đó là điều cần phải làm.

Loại bỏ những nhân viên không có văn hóa, không có cư xử đúng mực.

Về văn hóa giao tiếp

1. Tất cả các nhân viên cấp dưới cần tôn trọng tuyệt đối với những người có vị trí chức vụ cao hơn.

2. Trong quá trình làm việc sẽ không thể tránh khỏi những điểm không vừa lòng giữa cấp trên và cấp dưới. Khi gặp những khúc mắc yêu cầu cấp dưới bình tĩnh lắng nghe cấp trên. Nếu có điều gì chưa đúng, chưa hiểu chưa rõ thì cấp dưới cần bình tĩnh nói trả lời với cấp trên theo form mẫu là: thưa anh/chị...em chưa hiểu điều này, em chưa hiểu điều kia, mong anh chị giải thích cho em và làm rõ hơn vấn đề này.

3. Cấm những thái độ ăn nói bực dọc và thể hiện thái độ cay cú và cãi tay đôi với cấp trên. Phải quán triệt điều này rõ ràng, và thông báo với tất cả nhân viên cấp dưới để tôn trọng điều này.

4. Tiếp xúc với khách hàng, cấm cãi tay đôi với khách hàng, cấm thể hiện thái độ bực dọc với khách hàng, cấm thể hiện thái độ cay cú với khách hàng. Lắng nghe đầy đủ thông tin từ khách hàng, và giải thích từ tốn tới khách hàng.

5. Giữa đồng nghiệp cùng ngang hàng, yêu cầu ứng xử nhẹ nhàng và tôn trọng. Cấm ăn nói thô tục, các thái độ hằn học mang tính chất xúc phạm trù dập. Bên cạnh đó cần đoàn kết, chia sẻ giúp đỡ nhau trong công việc.

6. Luôn luôn mỉm cười với bất kỳ khách hàng nào.

Về văn hóa email

Tránh email không có chủ đề, tránh email phản hồi chậm, tránh không trả lời email khách hàng.

1. Email cấp trên gửi cấp dưới yêu cầu phản hồi chậm nhất trong vòng 2 tiếng. Cần phản hồi có đồng ý hay không, và có ý kiến như thế nào?

2. Email giữa đồng nghiệp với nhau cũng yêu cầu như thế.

3. Quy định khi gửi email tới khách hàng, đồng nghiệp, hoặc cấp trên. Yêu cầu có tiêu đề email, thể hiện nội dung căn bản của email. Có ba nội dung chính: 1. Chào chúc 2. Nội dung muốn trao đổi 3. Cảm ơn cuối email. Và đính kèm theo chữ ký email bao gồm: tên đầy đủ, số điện thoại, chức vụ và của công ty nào.

Và điều này càng quan trọng hơn trong việc trả lời email khách hàng, yêu cầu nội dung rõ ràng và làm đúng trình tự như trên. Và việc này cần lặp đi lặp lại để thấm nhuần vào tiềm thức để trở nên chuyên nghiệp và văn hóa email trở nên tốt hơn.

4. Yêu cầu trả lời và phản hồi email tới khách hàng đầy đủ, và mình là người trả lời sau cùng: xác nhận, đồng ý, và tư vấn ý kiến tới khách hàng...

Văn hóa ăn mặc

Dù bạn làm công việc ở vị trí nào? Tư vấn điện thoại, bán hàng trực tiếp, gián tiếp, ngồi ở văn phòng, kế toán, giao hàng, kỹ sư...thì việc ăn mặc tạo nên vẻ đẹp con người. Và ai biết ăn mặc đẹp thì đồng nghĩa người đó không những tôn trọng bản thân mình mà còn tôn trọng người khác. Và khoa học đã phân tích và nhận thấy rằng, nam và nữ trong công ty biết ăn mặc đẹp sẽ tạo ra cảm xúc làm việc tốt hơn, không khí làm việc sẽ tuyệt vời hơn. Nhân viên ăn mặc đẹp thì tốc độ bán hàng sẽ nhanh hơn và khả năng chốt sale cũng cao hơn.

Do đó:

- Văn phòng: nữ ăn mặc gọn gàng, mặc váy hoặc sơ mi đồng phục sạch sẽ. Nam mặc áo sơ mi đóng thùng. Người ta phân tích, khách hàng khi làm việc với bộ phận kinh doanh nếu là nữ ăn mặc đẹp thì thường người ta chú ý vòng 1 chiếm tới 47%, 30% sẽ nhìn vào vòng 3, ngoài ra còn nhìn mặt, tay, gót chân (chân không nứt nẻ).

- Nhân viên nữ khi đi tiếp xúc với khách hàng mang giày cao gót để thêm phần cuốn hút, cùng với đó là trang điểm đẹp, kết hợp với một chút nước hoa sẽ giúp cho việc bán hàng đẩy lên rất cao. Và điều này áp dụng tới các bộ phận khác: giao hàng, kho, xưởng...cũng cần sạch sẽ, gọn gàng, nam yêu cầu mang giày khi ra ngoài hoặc làm trong xưởng thì yêu cầu giày bảo hộ lao động.

Về văn hóa điện thoại

Có thể nói điện thoại ngày nay đóng vai tròn rất quan trọng trong văn hóa giao tiếp, có rất nhiều cá nhân khi khách hàng gọi điện tới nhưng vì lý do bận nên quên mất và không gọi lại cho khách hàng. Và điều này làm khách hàng cảm thấy mất niềm tin vào nhân viên đó, và thậm chí là ảnh hưởng cực kỳ to lớn đến công ty. Nếu lần thứ hai họ gọi đến nhân viên đó nữa mà vẫn lặp lại điều đó thì ngay lập tức khách hàng sẽ đánh giá công ty đó mất uy tín, và họ sẽ rất lo lắng khi làm việc với công ty đó. Do đó yêu cầu:

1. Tất cả các điện thoại cần đăng ký thông báo cuộc gọi nhỡ (điện thoại di động và điện thoại bàn).

2. Điện thoại luôn luôn ở trạng thái liên lạc được, không để điện thoại hết pin (cả điện thoại di động và điện thoại bàn).

3. Bất kỳ cuộc gọi nhỡ nào đều phải gọi lại: của cấp trên, của khách hàng, của đồng nghiệp, của cấp dưới...Nếu phát hiện ra không phản hồi thông tin với khách hàng, nghe khách hàng phản ánh thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm, chịu phạt 100.000VNĐ cho mỗi lần không gọi lại. Bởi vì điều đó đánh giá nhân viên bán hàng hoặc các nhân viên khác không có trách nhiệm với công việc, không có trách nhiệm với khách hàng, không quan tâm tới khách hàng.

4. Bên cạnh đó, cần áp dụng một số kỹ thuật: nghe điện thoại tránh ồn ã, trong quá trình nói chuyện phải đợi 3 giây sau khi khách hàng không nghe nữa thì mới tắt điện thoại, và trong quá trình 3 giây đó không có nói điều gì. Đợi đúng 3 giây nếu khách không nói gì nữa thì ấn tắt điện thoại.

Nhân Tiến